เอกสารการสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ จะถูกพิจารณาโดยสำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ โดยเอกสารต่างๆ ประกอบด้วย

          4.1 ใบรับรองคุณสมบัติ: เมื่อองค์กรสนใจสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ และส่งใบรับรองคุณสมบัติมาเพื่อให้สำนักงานพิจารณา สำนักงานจะพิจารณาโดยคำนึงถึงองค์ประกอบ และเงื่อนไขตามที่ระบุไว้ในหน้า 5-6 จากนั้นจะส่งให้ผู้อำนวยการสำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติลงนามรับรอง และส่งเอกสารแจ้งผลการพิจารณากลับไปยังองค์กรผู้สมัคร โดยส่งถึงผู้บริหารสูงสุดที่องค์กรระบุไว้ในใบรับรองคุณสมบัติ ทั้งนี้องค์กรต้องแนบเอกสารต่างๆ ให้ครบถ้วน เพื่อให้สำนักงานสามารถพิจารณาได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ผู้สมัครสามารถกรอกรายละเอียดใบรับรองคุณสมบัติได้ที่หน้า 27-34 แล้วส่งเอกสารมาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ภายในวันที่ 2 พฤษภาคม 2555 สำหรับการตรวจสอบคุณสมบัติองค์กรจะไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ

          4.2 ใบสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ: เมื่อองค์กรได้รับเอกสารตอบรับการรับรองคุณสมบัติเป็นที่เรียบร้อย องค์กรผู้สมัครจะต้องส่งเอกสารใบสมัครรวมทั้งค่าธรรมเนียมการสมัครมาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติภายในระยะเวลาที่กำหนด ตามรายละเอียดหน้า 5-9 เพื่อให้สำนักงานสามารถพิจารณา การจัดทำใบสมัครจึงควรดำเนินการวิเคราะห์ ประมวลข้อมูลที่เป็นอยู่จริงขององค์กร ผู้สมัครสามารถกรอกใบสมัครพร้อมพิจารณารายละเอียดค่าธรรมเนียมได้ที่หน้า 35-37 แล้วส่งเอกสารมาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ภายในวันที่ 15 มิถุนายน 2555

          4.3 รายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน (Application Report): เมื่อผู้สมัครส่งเอกสารใบรับรองคุณสมบัติ และใบสมัครพร้อมชำระค่าธรรมเนียมเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ผู้สมัครจะต้องส่งเอกสารรายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน ภายในระยะเวลาที่กำหนด สำหรับเงื่อนไข รายละเอียด รูปแบบ และแนวทางการเขียน ผู้สมัครสามารถศึกษาได้จากหน้า 19-21 โดยรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานดังกล่าวนี้ จะถูกประเมินโดยคณะผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ซึ่งเป็นบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในสาขาวิชาชีพในด้านต่างๆ มีประสบการณ์ในการบริหาร พร้อมทั้งได้รับการฝึกอบรมในกระบวนการตรวจประเมิน และอาสาสมัครมาเป็นผู้ตรวจประเมิน ทั้งนี้ขอให้ผู้สมัครอ่านหลักเกณฑ์ รวมถึงข้อห้ามให้ชัดเจน โดยสำนักงานได้มีการกำหนดข้อห้ามสำหรับการสมัคร อันได้แก่ 
 

          ห้ามมิให้ผู้สมัครคัดลอกรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานจากองค์กรอื่น ไม่ว่าจะเป็นองค์กรในเครือ หรือองค์กรภายนอก โดยเขียนในบริบทที่องค์กรดำเนินการอยู่จริง ซึ่งหากผู้สมัครไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขดังกล่าว สำนักงานมีการกำหนดบทลงโทษ โดยผู้สมัครสามารถศึกษาได้จากหน้า 16 ซึ่งการเขียนรายงานวิธีการและผลการดำเนินงานหากขาดความเข้าใจในระบบงานของตนเอง จะทำให้องค์กรไม่ได้ประโยชน์ใดๆ แม้แต่รายงานป้อนกลับ (Feedback Report) ที่ได้จากกระบวนการตรวจประเมิน ผู้สมัครจะไม่สามารถนำไปใช้เพื่อการพัฒนา ปรับปรุงองค์กรได้
 

          ผู้สมัครจะต้องจัดส่งรายงานวิธีการและผลการดำเนินงาน มาที่สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ ภายในวันที่ 30 กรกฎาคม 2555 โดยมีช่องทางการจัดส่งเอกสารดังหน้า 14
 

หมายเหตุ:
• สำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ มีกำหนดปิดรับเอกสาร การสมัครขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติทุกประเภท ภายในเวลา 12.00 น. ของวันที่กำหนดปิดรับเอกสารนั้นๆ
• สำเนา หรือเอกสารที่ส่งถึงสำนักงานรางวัลคุณภาพแห่งชาติ กรุณาให้ผู้บริหารสูงสุดลงนามรับรองความถูกต้องทุกหน้า